Účtovný doklad nie je iba faktúra

Každý podnikateľ, firma, každá účtovná jednotka prichádza pri svojej činnosti do kontaktu s účtovnými dokladmi, čiže s dokladmi, ktoré potrebujete do účtovníctva.


Obvykle svojmu účtovníkovi nosíte bločky z registračnej pokladnice, faktúry, výpisy z bankového účtu a pod. Existujú ale dokumenty, doklady a podklady, rovnako dôležité pre vedenie účtovníctva, avšak možno by vám ani nenapadlo, že ide o doklad účtovný, a že vôbec súvisí s vašim podnikaním.


Čo to účtovníctvo vlastne je, akými zákonmi a zásadami sa riadi a aké požiadavky naň musia byť splnené, ste sa dozvedeli tu.

Jednou z hlavných zásad účtovníctva je zásada dokladovosti, čo znamená, že oprávnenosť každého účtovného zápisu musí byť preukázaná účtovným dokladom. Poďme sa trochu pozrieť na teóriu :-)

shutterstock_431793568jpg
Účtovná dokumentácia, účtovný doklad
Pod pojmom účtovná dokumentácia sa rozumie súhrn všetkých účtovných záznamov v zmysle zákona:
  • účtovné doklady
  • účtovné knihy
  • účtovné zápisy
  • odpisový plán
  • inventúrne súpisy
  • účtovný rozvrh
  • účtovná závierka a iné
Účtovný doklad je písomnosť, dokument (listinný alebo elektronický), ktorým sa dokazuje priebeh a výsledky hospodárskej činnosti. Podľa zákona o účtovníctve musí obsahovať tieto náležitosti:
  • slovné a číselné označenie účtovného dokladu 
  • obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov 
  • peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva 
  • dátum vyhotovenia účtovného dokladu 
  • dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia
  • podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie
  • označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva

Účtovné doklady podľa vecného obsahu:
  • vonkajšie - vyjadrujú vzťah účtovnej jednotky s okolím (vydané a prijaté faktúry, bankové výpisy atď)
  • vnútorné interné - vyplývajú z vnútornej činnosti podniku (zaúčtovanie miezd, hospodárskeho výsledku, predpisu daní, rezerv, opráv atď)

shutterstock_51233998jpg
Bežnou praxou je, že podnikateľ na zaúčtovanie doloží doklady spomínané v úvode článku - faktúry, bločky, výpis z účtu. Ale keďže teraz už vieme, že účtovníctvo je vedené podľa zákona vtedy, keď je zdokladovaný každý jeho zápis, odporúčam radšej "odložiť" si úplne všetko, s čím prídete do styku :-) Nie je možné vymenovať všetky prípady, spomeniem teda tie najbežnejšie:
  • podkladom ku každej faktúre, vydanej či prijatej, je objednávka alebo zmluva, na základe ktorej je faktúra vystavená (pochopiteľne nie je potrebné kopírovať ku faktúre celú zmluvu každý mesiac, avšak všetky zmluvy majte archivované tak, aby v prípade potreby či kontroly, boli k dispozícii)
  • zaúčtovanie pokladnice preukážete bločkami z nákupu, príjem v hotovosti dokladom o výbere z bankového účtu alebo faktúrou, vyplatenie zálohy zamestnancovi cestovným príkazom a vyúčtovaním pracovnej cesty pod.
  • interný doklad pre zaúčtovanie miezd doložíte mzdovými listami a výplatnou listinou
  • interný doklad so zaúčtovaním odpisov majetku - odpisovým plánom
  • interné doklady pre zaúčtovanie daňových nákladov - daňovými priznaniami, daňovým výmerom
  • interný doklad pre úhradu od poisťovne - zápisom o škodovej udalosti a oznámením o poistnom plnení
  • interný doklad pre výdaj stravných lístkov - súpisom zamestnancov s presným počtom predaných stravných lístkov a podpisom potvrdzujúcim ich prevzatie
  • zaúčtovanie hospodárskeho výsledku (zisku alebo straty) - zápisnicou z valného zhromaždenia, ktoré o ňom rozhodlo a pod.
A aby to nebolo až také jednoduché, existujú ešte prípady, ktorých zaúčtovanie alebo spôsob zaúčtovania preukazujeme vnútropodnikovými smernicami :-) Málokto vie, že by ich mala mať vypracované každá účtovná jednotka, každý podnikateľ, ktorý vedie účtovníctvo. Niektoré sú povinné, nariadené zákonom, niektoré dobrovoľné. Do smerníc vás zasvätím v niektorom z budúcich článkov :-)
Pamätajte, odkladajte všetko, čo sa vám dostane do rúk, od výmeru poisťovne pre zdravotné odvody, cez oznámenia od rôznych úradov, útržky z parkovacích automatov, cestovných lístkov pre vyúčtovanie pracovnej cesty až po ústrižok z práčovne (samozrejme v prípade, že ste si nechávali čistiť pracovné oblečenie).
A tiež majte doklad na každý váš nápad. Jeden príklad za všetky. Pokazilo sa vám firemné auto a kým neopravíte/nekúpite nové, požičia vám auto bratranec, kamarát, spolužiak zo strednej. Je potrebné túto službu zdokladovať zmluvou o výpožičke. Aj keď druhá strana nie je podnikateľ alebo iná účtovná jednotka.

Čo so všetkými tými dokladmi, listinami a dokumentami urobí váš účtovník
  1. vytriedi ich a skontroluje - účtovník kontroluje formálnu správnosť, teda či doklady obsahujú všetky predpísané náležitosti (vecnú správnosť, čiže či obsah korešponduje so skutočnosťou napr. cena, množstvo, dodržanie zmluvných podmienok, kontroluje podnikateľ)
  2. očísluje
  3. určí a označí spôsob zaúčtovania (predkontáciu)
  4. zaúčtuje
  5. archivuje