Ako číslovať faktúry
V predchádzajúcom článku ste sa dozvedeli, aké povinné náležitosti má obsahovať faktúra. Jednou z nich je aj poradové číslo faktúry.
Formát číslovania faktúr nie je stanovený žiadnym zákonom, je iba na vás, aký spôsob zvolíte. V podstate platí iba jediná zásada, a to, že číselný rad musí byt chronologický a vzostupný.
Číselný rad musí byť nepretržitý. Znamená to, že by nemalo byť preskočené alebo vynechané číslo faktúry. Zo svojho účtovníctva preto v žiadnom prípade faktúry nevymazávajte, nech by ste na to mali akýkoľvek dôvod. O oprave sa vždy poraďte so svojím účtovníkom. Je ešte dôležité upozorniť, že počas celého zdaňovacieho obdobia sa zvolený formát číslovania faktúr meniť nemôže. Ak teda máte účtovné obdobie kalendárny rok, zmeniť formát číslovania faktúr môžete zase od 1.1. nasledujúceho roka.
Zvoliť si tiež môžete ľubovoľný počet číselných radov. Dva číselné rady faktúr nemôžu mať rovnaký druh číslovania, každý číselný rad je teda potrebné odlíšiť.
Pred tým, než začnete faktúry vystavovať, odporúčam zamyslieť sa, koľko číselných radov potrebujete. Odporúča sa vytvoriť samostatné číselné rady pre:
Ako teda faktúry číslovať
Vo všeobecnosti platí, že čím jednoduchšie, tým lepšie :-) Zároveň by však číslovanie malo dávať zmysel. Malo by byť prehľadné pre všetkých, ktorí s faktúrou prídu do styku (vy, účtovník, zákazník, daňový úradník). Číslo faktúry môže obsahovať textový reťazec alebo kombinácie číslic.
Najbežnejšie príklady číselných formátov:
Rok + číslovanie - 2020001, 2020002, 2020003...
Rok + typ dokladu + číslovanie - 2020VF001, 2020VF002, 2020VF003...
Príklad pre odčlenenie vystavených faktúr podľa prevádzok (prevádzky v Bratislave, Banskej Bystrici a Košiciach):
2020BA001, 2020BA002, 2020BA003...
2020BB001, 2020BB002, 2020BB003...
2020KE001, 2020KE002, 2020KE003...
Príklad pre oddelenie faktúr pre tovar a služby:
2020VFT001, 2020VFT002, 2020VFT003...
2020VFS001, 2020VFS002, 2020VFS003...
Obyčajne sa používa číslo faktúry ako variabilný symbol pri jej úhrade, preto sa neodporúča používanie pomlčiek, lomítiek a pod. Rovnako na zváženie je dĺžka číselného formátu, pokiaľ ročne vystavíte 50 faktúr, je zbytočné používať desaťciferné číslo (číslo faktúry by potom vyzeralo nejako takto 2020000001).
Formát číslovania faktúr nie je stanovený žiadnym zákonom, je iba na vás, aký spôsob zvolíte. V podstate platí iba jediná zásada, a to, že číselný rad musí byt chronologický a vzostupný.
Číselný rad musí byť nepretržitý. Znamená to, že by nemalo byť preskočené alebo vynechané číslo faktúry. Zo svojho účtovníctva preto v žiadnom prípade faktúry nevymazávajte, nech by ste na to mali akýkoľvek dôvod. O oprave sa vždy poraďte so svojím účtovníkom. Je ešte dôležité upozorniť, že počas celého zdaňovacieho obdobia sa zvolený formát číslovania faktúr meniť nemôže. Ak teda máte účtovné obdobie kalendárny rok, zmeniť formát číslovania faktúr môžete zase od 1.1. nasledujúceho roka.
Zvoliť si tiež môžete ľubovoľný počet číselných radov. Dva číselné rady faktúr nemôžu mať rovnaký druh číslovania, každý číselný rad je teda potrebné odlíšiť.
Pred tým, než začnete faktúry vystavovať, odporúčam zamyslieť sa, koľko číselných radov potrebujete. Odporúča sa vytvoriť samostatné číselné rady pre:
- tuzemská faktúra
- zahraničná faktúra
- preddavková faktúra (pokiaľ predávate tovar alebo službu na základe prijatej finančnej zálohy)
- dobropisy
Ako teda faktúry číslovať
Vo všeobecnosti platí, že čím jednoduchšie, tým lepšie :-) Zároveň by však číslovanie malo dávať zmysel. Malo by byť prehľadné pre všetkých, ktorí s faktúrou prídu do styku (vy, účtovník, zákazník, daňový úradník). Číslo faktúry môže obsahovať textový reťazec alebo kombinácie číslic.
Najbežnejšie príklady číselných formátov:
Rok + číslovanie - 2020001, 2020002, 2020003...
Rok + typ dokladu + číslovanie - 2020VF001, 2020VF002, 2020VF003...
Príklad pre odčlenenie vystavených faktúr podľa prevádzok (prevádzky v Bratislave, Banskej Bystrici a Košiciach):
2020BA001, 2020BA002, 2020BA003...
2020BB001, 2020BB002, 2020BB003...
2020KE001, 2020KE002, 2020KE003...
Príklad pre oddelenie faktúr pre tovar a služby:
2020VFT001, 2020VFT002, 2020VFT003...
2020VFS001, 2020VFS002, 2020VFS003...
Obyčajne sa používa číslo faktúry ako variabilný symbol pri jej úhrade, preto sa neodporúča používanie pomlčiek, lomítiek a pod. Rovnako na zváženie je dĺžka číselného formátu, pokiaľ ročne vystavíte 50 faktúr, je zbytočné používať desaťciferné číslo (číslo faktúry by potom vyzeralo nejako takto 2020000001).